Sandėliavimo paslaugos šiandien verslui reiškia gerokai daugiau nei galimybę palikti paletes užrakintame sandėlyje. Prekių priėmimas, jų apskaita, saugojimas, komplektavimas ir paruošimas išvežti vis dažniau tampa viena bendros logistikos grandinės dalimi. Tai aktualu importuotojams, gamybos įmonėms, didmeninei prekybai ir elektroninėms parduotuvėms, kurių prekių kiekiai per metus gali gerokai svyruoti. Vietoje investicijų į nuosavas patalpas ir sandėlio komandą galima naudotis tiek vietos ir paslaugų, kiek konkrečiu metu iš tikrųjų reikia. https://www.arijus.lt/paslaugos/sandeliavimo-paslaugos
Sandėliavimo paslaugos ypač aktualios augančiam verslui. Kol įmonė turi kelias dešimtis prekių ar nedidelius jų kiekius, logistika dažnai sutvarkoma gana paprastai. Situacija pasikeičia, kai kiekvieną savaitę pradeda atvažiuoti paletės, didėja prekių likučiai, o klientų užsakymai turi būti išsiunčiami beveik kasdien. Tada sandėlis jau nėra vien patalpa – jis tampa vieta, nuo kurios darbo tiesiogiai priklauso pardavimų, tiekimo ir klientų aptarnavimo procesai.
Kada įmonei pradeda trūkti savo sandėlio?
Aiškiausias signalas yra vietos trūkumas, tačiau praktikoje problemos dažnai prasideda anksčiau. Darbuotojai vis daugiau laiko skiria prekių priėmimui ir paieškai, dėžės pradedamos laikyti tam neskirtose patalpose, o likučiai apskaitos sistemoje ne visada sutampa su tuo, kas realiai stovi lentynose. Jei dar prisideda kasdienis užsakymų komplektavimas, sandėlio administravimas pamažu tampa atskira veiklos sritimi.
Tai gana tipiška sparčiai augančių elektroninių parduotuvių situacija. Pradžioje kelias siuntas galima supakuoti biure ar nedideliame sandėliuke. Kai jų atsiranda kelios dešimtys ar šimtai per dieną, tas pats modelis pradeda trukdyti pagrindinei veiklai. Reikia žmonių, lentynų, pakavimo vietų, prekių judėjimo apskaitos ir aiškios tvarkos, kas vyksta gavus grąžintą siuntą.
Didmeninės prekybos ar importo įmonėms problema kiek kitokia. Jų kroviniai gali atvykti didelėmis partijomis, todėl vieną savaitę sandėlyje reikia keliolikos palečių vietos, o kitą – jau kelių dešimčių. Nuosavose patalpose tokius svyravimus suvaldyti sunkiau.
Kas vyksta prekėms atvykus į sandėlį?
Tvarkingas sandėliavimo procesas prasideda nuo prekių priėmimo. Atvykęs krovinys iškraunamas, tikrinamas ir registruojamas pagal sutartą tvarką. Priklausomai nuo paslaugos, gali būti tikrinamas pakuočių skaičius, ženklinimas, matomi pažeidimai ar prekių atitikimas pateiktiems dokumentams. Toliau prekės paskirstomos į joms skirtas sandėliavimo vietas.
Atrodo gana paprasta, kol sandėlyje nėra kelių tūkstančių skirtingų prekių pozicijų. Tuomet tampa svarbu ne tik žinoti, kad tam tikra prekė yra pastate, bet ir tiksliai matyti jos kiekį bei vietą. Netvarkinga apskaita labai greitai pasimato gavus užsakymą – sistema rodo penkis vienetus, o lentynoje randami tik keturi.
Verslui, kuris naudojasi išoriniu sandėliu, aktualus ir duomenų prieinamumas. Galimybė matyti likučius padeda planuoti kitą užsakymą tiekėjui, akcijas ir pardavimus. Jei atsargų informacija nuolat vėluoja, dalis sandėliavimo privalumų tiesiog dingsta.
Ne visoms prekėms reikia vienodų sąlygų
Renkantis sandėlį būtina atsižvelgti į tai, kas jame bus laikoma. Baldams, automobilių detalėms, kosmetikai, elektronikai ar maisto produktams gali būti reikalingos skirtingos laikymo sąlygos. Kai kurioms prekėms pakanka švarios ir sausos patalpos, kitoms aktuali temperatūra, drėgmė ar papildomi saugumo reikalavimai.
Svarbūs ir pačių prekių matmenys. Standartinėmis paletėmis atvykstantį krovinį sandėliuoti paprasčiau nei nestandartinių gabaritų įrangą ar ilgus gaminius. Dar prieš užsakant paslaugą verta pateikti sandėliui tikslią informaciją apie krovinį, o ne apsiriboti apytiksliu palečių skaičiumi.
Tas pats pasakytina apie vertingas ar lengvai pažeidžiamas prekes. Tokiais atvejais verta išsiaiškinti ne tik laikymo sąlygas, bet ir patekimo kontrolę, vaizdo stebėjimą, draudimą bei atsakomybę už prekių sugadinimą ar praradimą.
Kiek iš tikrųjų kainuoja sandėliavimas?
Sandėliavimo kainos gali būti skaičiuojamos skirtingai – pagal užimamą plotą, palečių vietas, prekių kiekį ar kitą sutartą modelį. Tačiau vien saugojimo tarifas retai parodo visas būsimas išlaidas. Jei prekės nuolat juda, reikšmingą sąskaitos dalį gali sudaryti jų priėmimas, iškrovimas, surinkimas, pakavimas ir išdavimas.
Pavyzdžiui, įmonė gali sandėliuoti vos kelias paletes, tačiau kasdien iš jų komplektuoti daug mažų užsakymų. Tokiu atveju pagrindinis kaštas atsiranda dėl operacijų, o ne dėl pačios užimamos vietos. Kita įmonė gali laikyti šimtą palečių kelis mėnesius beveik jų nejudindama. Jos sąnaudų struktūra bus visiškai kitokia.
Todėl prašant pasiūlymo naudinga pateikti realius skaičius: kiek prekių planuojama laikyti, kiek krovinių atvyksta per mėnesį, kaip dažnai prekės išduodamos ir kokių papildomų darbų reikės. Taip daug lengviau palyginti skirtingus pasiūlymus ir išvengti situacijos, kai patrauklus pradinis tarifas mėnesio pabaigoje pavirsta gerokai didesne sąskaita.
Sandėlio vieta turi įtakos visai logistikos grandinei
Pigiau kainuojantis sandėlis ne visada reiškia mažesnes bendras logistikos išlaidas. Jei prekės nuolat vežamos iš uosto, gamyklos, terminalo ar kito miesto, kiekvienas papildomas kilometras kainuoja. Skirtumas tampa ypač pastebimas tada, kai kroviniai juda ne kartą per mėnesį, o beveik kasdien.
Importuotojams patogu, kai sandėliavimo vieta logiškai dera su pagrindiniais transportavimo maršrutais. Elektroninės prekybos verslui gali būti svarbiau, kaip greitai iš sandėlio siuntas paima kurjeriai. Gamybos įmonei aktualu, kad žaliavos ar komponentai būtų pristatomi numatytu laiku ir nereikėtų laikyti didelių atsargų pačioje gamykloje.
Geografinė vieta dėl to turėtų būti vertinama kartu su transportavimo kaštais. Sutaupyti keli eurai už paletės saugojimą nebūtinai turi prasmę, jeigu vėliau gerokai daugiau sumokama už nuolatinį prekių vežiojimą.
Sezoninis verslas turi kitokių poreikių
Kalėdinė prekyba, vasaros sezonas, mokyklinių prekių pikas ar „Black Friday“ kampanijos gali per gana trumpą laiką smarkiai pakeisti sandėlio apkrovą. Elektroninė parduotuvė didžiąją metų dalį gali išsiversti su gana nedideliais likučiais, tačiau prieš intensyvų prekybos laikotarpį prekes tenka užsakyti iš anksto ir gerokai didesniais kiekiais.
Nuosavas sandėlis tokioje situacijoje kelia paprastą dilemą. Jei patalpos parenkamos pagal didžiausią metų piką, nemažą metų dalį jos lieka pustuštės. Jei sandėlis pritaikomas vidutiniam prekių kiekiui, sezono metu vietos gali nepakakti.
Išorinio sandėliavimo privalumas čia yra lankstumas, jei paslaugų teikėjas gali pasiūlyti papildomos vietos padidėjus atsargoms. Žinoma, apie prognozuojamus pikus verta kalbėti iš anksto. Gruodžio pradžioje pranešti, kad kitą savaitę vietoje 20 palečių atvyks 200, nėra pats geriausias logistikos planas.
Sandėliavimas ir užsakymų vykdymas – vis dažniau viena paslauga
Elektroninės prekybos augimas pakeitė ir tai, ko įmonės tikisi iš sandėlių. Daliai verslų nebeužtenka vien laikyti prekes. Jie nori, kad sandėlis gautų informaciją apie kliento užsakymą, surinktų reikiamas prekes, jas supakuotų, pažymėtų siuntos etikete ir perduotų pristatymo bendrovei.
Toks modelis dažnai vadinamas fulfillment. Jis leidžia elektroninės parduotuvės komandai daugiau dėmesio skirti produktams, rinkodarai ir klientams, o fizinį užsakymų vykdymą perduoti logistikos partneriui. Ypač aiškiai skirtumas pasijunta tada, kai užsakymų kiekis pradeda augti. Supakuoti 15 siuntų per dieną nėra didelė problema, tačiau 300 siuntų jau reikalauja visai kitokio proceso.
Kartu didėja reikalavimai sandėlio sistemoms. Užsakymų duomenys turi būti perduodami tiksliai, likučiai – atnaujinami, o klaidingai išsiųsta prekė reiškia ne tik papildomas logistikos išlaidas, bet ir nepatenkintą galutinį pirkėją.
Kaip suprasti, ar paslaugų teikėjas tinka jūsų verslui?
Prieš priimant sprendimą verta kalbėti ne vien apie kainą. Reikėtų išsiaiškinti prekių priėmimo ir išdavimo terminus, sandėlio darbo laiką, atsargų apskaitą, galimybes padidinti užimamą plotą ir papildomų darbų tarifus. Jei verslas planuoja augti, naudinga iš karto aptarti, ar paslaugų teikėjas galės aptarnauti gerokai didesnius kiekius.
Ne mažiau svarbi kasdienė komunikacija. Kai krovinys vėluoja, atvyksta neplanuota mašina ar klientui skubiai reikia konkrečios prekės, teorinis paslaugų aprašymas svetainėje mažai ką reiškia. Svarbiau, kaip greitai sandėlio komanda reaguoja ir ar galima rasti praktišką sprendimą.
Gerai pasirinktos sandėliavimo paslaugos ilgainiui tampa beveik nematoma verslo dalimi. Prekės atvyksta, yra užregistruojamos, saugiai laikomos ir laiku iškeliauja ten, kur reikia. Būtent tokio rezultato dažniausiai ir ieškoma – ne tiesiog papildomų kvadratinių metrų, o logistikos proceso, kuriam nereikia kasdien skirti papildomo vadovo dėmesio.